Kann ein mittelständischer Schokoladenhersteller den steigenden Anforderungen an Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement mit Tabellen und Excel-Lösungen gerecht werden? Bei Maestrani lautet die Antwort: Besser nicht!
Die Maestrani Schweizer Schokoladen AG mit Sitz in Flawil setzt daher seit Jahren auf die spezialisierte Compliance-Software COMPLYANT. Damit werden wesentliche Elemente des Umweltmanagements – von Gefährdungsbeurteilungen über Gefahrstoffkataster bis zum Schulungsmanagement – digitalisiert und effizient gesteuert.
Das erklärte Ziel: Mehr Effizienz, mehr Übersicht, mehr Rechtssicherheit. COMPLYANT liefert strukturierte Fragenbäume, klare Verlinkungen auf relevante Gesetze und ermöglicht ein professionelles Reporting für Audits und Zertifizierungen. So spart Maestrani Zeit, reduziert die Komplexität und stellt sicher, dass alle Anforderungen jederzeit erfüllt werden.
Tradition trifft Nachhaltigkeit
Während sich EHS-Managementsysteme auf Umwelt- und Sicherheitsfragen am Standort konzentrieren, Die Maestrani Schweizer Schokoladen AG mit Sitz in Flawil SG steht seit 1852 für feinste Schokoladenkunst. Mit den Traditionsmarken Minor und Munz ist das Unternehmen in der ganzen Schweiz präsent. Rund 180 Mitarbeitende stellen Schokoladenprodukte für nationale und internationale Märkte her.
Nachhaltigkeit und Qualität sind fest in der Unternehmensstrategie verankert: Maestrani setzt auf Bio- und Fairtrade-Produkte, engagiert sich für eine klimaneutrale Produktion und legt grossen Wert auf Ressourcenschonung.
Im Bereich Managementsysteme verfügt das Unternehmen über eine ISO 14001-Zertifizierung für Umweltmanagement sowie die IFS Food-Zertifizierung für Lebensmittelsicherheit. Weitere Anforderungen, etwa zu Arbeitssicherheit, werden über die Branchenlösung des Verbands Chocosuisse abgedeckt.
Von Excel-Listen zum digitalen Umweltmanagement
Vor der Einführung von COMPLYANT wurden Nachweise und Daten in teils händisch nachgeführten Excel-Sammlungen geführt. Diese Methoden erwiesen sich als aufwendig, fehleranfällig und wenig benutzerfreundlich.
Gerade im Hinblick auf das jährliche ISO 14001-Audit war die Datenaufbereitung eine grosse Herausforderung. Das Ziel war es, Prozesse zu professionalisieren, die Rechtskonformität jederzeit sicherzustellen und den Aufwand für die Dokumentation zu reduzieren.
Auch im betrieblichen Alltag wuchsen die Anforderungen:
- Energie und Umwelt: Die Gasheizung wurde sukzessive durch moderne Kälteanlagen ersetzt, die Abwärme nutzen und so einen Beitrag zur Klimaneutralität leisten. Die Erlebniswelt «Chocolarium» wird heute zu 100 % mit zurückgewonnener Wärmeenergie aus der Produktion versorgt.
- Gefahrstoffe: Säuren und Laugen, die in kleinen Mengen für Hygiene- und Reinigungszwecke der Produktionsinfrastrukturen eingesetzt werden, müssen korrekt gelagert und dokumentiert werden. COMPLYANT bietet hier eine wichtige Grundlage für den Nachweis der gesetzlichen Anforderungen.
Abfall- und Ressourcenmanagement: Die Reduktion von Umweltbelastungen erfordert eine regelmässige Überprüfung und Anpassung der Prozesse, was ohne ein digitales System kaum effizient machbar ist.its, Nachhaltigkeitsberichte oder die interne Strategieentwicklung genutzt werden.
Der Schritt zur professionellen Compliance-Lösung
Auch wenn die neuen ESG-Pflichten ihren Ursprung in der EU haben, sind Auswirkungen auf Schweizer Nach rund acht Jahren mit LCS.pro (Vorgängerversion von COMPLYANT) entschied sich Maestrani vor zwei Jahren für den Wechsel zu COMPLYANT. Ausschlaggebend waren:
- die anwenderfreundliche Oberfläche mit klarer Baumstruktur,
- die geführten Abfragen, die sicherstellen, dass keine Anforderung vergessen wird,
- und die direkte Verlinkung zu gesetzlichen Grundlagen.
Das System stellt nicht nur Daten zur Verfügung, sondern führt die Anwender Schritt für Schritt durch die Bewertung. Damit entfällt ein grosser Teil der Recherchearbeit. Empfehlungen aus der Schokoladenbranche, u. a. durch den Verband Chocosuisse, verstärkten die Entscheidung zusätzlich.
Effizienz und Sicherheit im Betrieb
Heute bildet COMPLYANT das Rückgrat des Umwelt- und Compliance-Managements bei Maestrani.
- Audits & Re-Assessments: Einmal jährlich wird das System umfassend überprüft. Die klare Struktur erleichtert die Vorbereitung auf das ISO 14001-Audit erheblich. Auditoren von ProCERT* bestätigen regelmässig die Professionalität des Vorgehens und der Software und beschränken sich oft auf Stichproben.
- Gefährdungsbeurteilungen & Gefahrstoffkataster: Diese werden vollständig im System gepflegt und ermöglichen eine schnelle, rechtssichere Dokumentation.
- Schulungsmanagement: Mitarbeitende werden über COMPLYANT in die Prozesse eingebunden. Zukünftig sollen weitere Verantwortliche integriert werden, um die Aufgaben breiter zu verteilen.
- Cloudbasierte Zusammenarbeit: Aufgaben können delegiert und Informationen gemeinsam bearbeitet werden. Das steigert die Effizienz und schafft Transparenz über alle Abteilungen hinweg.
Vorteile auf einen Blick
- Klare Struktur der Anforderungen
- Effiziente Navigation und schnelle Datenabfrage
- Professionelles Reporting für Audits
- Positive Rückmeldungen von Auditoren
- Möglichkeit zur Delegation von Aufgaben
Zeit sparen & Ressourcen schonen
Der grösste Mehrwert von COMPLYANT liegt für Maestrani in der Effizienzsteigerung. Prozesse, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, lassen sich heute schneller und strukturierter durchführen. Insbesondere das Monitoring gesetzlicher Anforderungen wird vereinfacht, wodurch Ressourcen geschont werden.
Während die Kundenseite bislang keine zusätzlichen Nachweise einfordert, ist Maestrani dank COMPLYANT bestens darauf vorbereitet, auch solche Anforderungen künftig effizient abzudecken.
Persönliches Fazit & Empfehlung
Marco Fasoli, Werkstattleiter sowie Umwelt- und Energiebeauftragter bei Maestrani, zieht ein klares Fazit:
«Links anklicken, Baumstruktur nutzen – die Orientierung ist sofort klar. COMPLYANT zeigt uns allfällige Gaps klar auf, so dass wir zielgerichtet reagieren können.»
Besonders geschätzt wird auch der direkte Support durch die IPSO ECO AG. Ob technische Fragen oder inhaltliche Themen, der Austausch ist unkompliziert und praxisnah. Seine Empfehlung an andere Unternehmen lautet:
«Die kompakte Struktur ist zweckdienlich, einfach aufgebaut und verständlich. Man wird sehr gut geführt – ich bin begeistert!»
