Ein wirksames EHS-Managementsystem (Environment, Health & Safety) ist für viele Unternehmen sowohl rechtlich erforderlich als auch Voraussetzung für eine Zertifizierung nach ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 45001 (Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit) oder ISO 9001 (Qualitätsmanagement). Alle drei Normen verlangen explizit, dass gesetzliche Anforderungen systematisch identifiziert, bewertet, dokumentiert und eingehalten werden.
Die praktische Umsetzung dieser Forderung stellt Unternehmen jedoch vor Herausforderungen. Gesetze werden regelmässig angepasst, die kantonale Ausführung variiert, und interne Zuständigkeiten sind nicht immer klar geregelt. Dies erhöht den Aufwand in Audits und birgt das Risiko von Abweichungen.
Eine digitale Lösung kann in diesem Kontext helfen, gesetzliche Anforderungen aktuell zu halten und nachvollziehbar in das Managementsystem zu integrieren.
Relevanz der Gesetzeskonformität in ISO-Standards
In den ISO-Normen sind gesetzliche und behördliche Anforderungen als zentrale Elemente verankert:
- ISO 14001 verlangt das systematische Erfassen und Bewerten aller bindenden Verpflichtungen mit Umweltbezug.
- ISO 45001 fordert das Integrieren relevanter Vorschriften in die betrieblichen Schutz- und Vorsorgemassnahmen.
- ISO 9001 bezieht sich auf das Einhalten gesetzlicher Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen.
Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie diese Anforderungen identifizieren, verstehen und regelmässig überprüfen. Im Fall von Abweichungen sind angemessene Korrekturmassnahmen zu treffen. Eine transparente Dokumentation ist Teil der Zertifizierungsvorgaben.
Digitale Umsetzung mit einer Compliance-Software
Eine Compliance-Software unterstützt Unternehmen 1. bei der Identifikation und 2. bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Sie bildet typische Anforderungen der ISO-konformen Compliance-Arbeit digital ab:
1. Gesetzeskataster
Mittels thematischer Fragekataloge wird tiefenscharf ein strukturierter Überblick über die für einen Standort relevanten Vorschriften erstellt – beispielsweise zu Luftreinhaltung, Lärmschutz, Chemikalienrecht oder Arbeitssicherheit. Diese Information entspricht der geforderten «Liste bindender Verpflichtungen» in ISO 14001 und 45001.
2. Legal Compliance Evaluation
Auf Grundlage der strukturierten Fragen können Unternehmen ihren aktuellen Umsetzungsstand beurteilen. Abweichungen zwischen Ist-Zustand und gesetzlicher Vorgabe werden als «Gaps» identifiziert.
3. Massnahmenverwaltung
Aus der Gap-Analyse werden automatisch Massnahmen mit definierten Verantwortlichkeiten und Fristen abgeleitet. Diese lassen sich zentral verwalten und nachvollziehen, ohne zusätzliche Excel-Listen oder manuelles Nachführen.
4. Audit- und Management-Reporting
Die Software erstellt standardisierte Reports, welche für interne Audits, externe Zertifizierungen oder Management Reviews genutzt werden können. Die Nachvollziehbarkeit der Rechtskonformität wird dadurch verbessert.
Beitrag zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Alle ISO-Normen basieren auf dem Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). In diesem Zusammenhang leistet eine strukturierte Compliance-Lösung folgenden Beitrag:
- Dokumentation von Schwachstellen und Massnahmen
- Klare Rollenzuweisung für die Umsetzung
- Messbarkeit von Fortschritt und Verbesserungen
Damit wird Compliance nicht nur als Nachweisführung verstanden, sondern als Teil eines systematischen Qualitäts- und Risikomanagements.
Zusammenfassung
Ein systematisch aufgebautes, digitales Compliance-Tool unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen aus ISO 14001, 45001 und 9001 effizient zu erfüllen. Eine Compliance Software bietet dazu Funktionen zur Erfassung, Bewertung und Dokumentation gesetzlicher Pflichten sowie zur Massnahmensteuerung und Berichterstattung. Der Einsatz solcher Softwarelösungen kann die Auditfähigkeit erhöhen, die betriebliche Umsetzung von Rechtskonformität vereinfachen und einen wichtigen Beitrag zur Reputationssteigerung liefern.
